Alka: maatwerk backoffice met Exact-koppeling

Waar het verhaal begint

Alka® is de zuur-base specialist: basische supplementen, kruidenthee en huidverzorging, met persoonlijk advies van eigen specialisten. De producten gaan rechtstreeks naar klanten en via vertegenwoordigers en resellers naar winkels, apotheken en therapeuten. Die bedrijfsvoering draaide op standaardsoftware, met Exact als kern. Een solide basis, maar er lag ruimte om processen beter op elkaar aan te laten sluiten en meer te automatiseren.

Losse processen die niet met elkaar praatten

Naarmate Alka groeide, gingen steeds meer processen langs elkaar heen. Orderpicking, vertegenwoordigers, resellers: allemaal draaiden ze op hun eigen manier, zonder één plek waar alles samenkwam. Wie iets wilde weten uit een ander proces, moest het navragen of ergens apart opzoeken. Dat leverde onnodige wrijving op en maakte het overzicht lastig. Alka wilde die losse onderdelen verbinden tot één geheel, zonder dat de dagelijkse operatie eronder leed.

Eén backofficesysteem, gekoppeld aan Exact via API

Samen met Alka bouwden we een backofficesysteem dat past op hun dagelijkse praktijk. Via API-koppelingen met Exact en andere systemen komt alle data samen op één plek. Medewerkers in verschillende teams werken zo altijd met actuele informatie, in plaats van elk met een eigen versie ervan. En slimme software voor orderverwerking en printeraansturing zorgt voor een soepelere logistieke afhandeling, van bestelling tot verzending.

Alle processen en data op één centrale plek

De digitale omgeving van Alka is uitgegroeid tot een stabiele, flexibele basis voor de hele organisatie. Alles staat nu op één plek, wat structuur brengt in de kernprocessen en sneller werken mogelijk maakt. De verschillende afzetkanalen komen samen in hetzelfde systeem, zodat het overzicht er is zonder extra werk. Door de nauwe samenwerking en doorlopende ondersteuning komen verbeteringen in een hoog tempo binnen. Zo houdt Alka meer tijd over voor waar het om draait: klanten helpen aan meer balans.