StudentStay biedt moderne studentenhuisvesting en ondersteunt studenten bij het vinden van comfortabele, volledig uitgeruste appartementen dicht bij hun universiteit. Het beheer van honderden woningen vraagt om overzicht en structuur, van aanvragen tot maandelijkse facturatie. Om deze processen efficiënt te blijven ondersteunen en mee te laten groeien met de organisatie, investeerde StudentStay in een systeem dat taken automatiseert en het dagelijkse werk verlicht.
Naarmate StudentStay groeide, groeide ook de behoefte aan meer overzicht in het verhuurproces. Door administratieve stappen te centraliseren en te automatiseren, ontstond ruimte om efficiënter te werken en het beheer van woningen beter te ondersteunen. Zo kon het team zich richten op kwaliteit en continuïteit, zelfs bij verdere groei.
We ontwikkelden een nieuw backendsysteem dat naadloos is gekoppeld aan de Exact Online-omgeving van StudentStay. Dankzij deze integratie kunnen huurders, betalingen en facturatie efficiënt worden beheerd met minimale handmatige invoer. Het platform brengt ook boetes, onderhoudsverzoeken en communicatie samen op één centrale plek. Door regelmatige afstemming en een open ticketsysteem bleef de samenwerking flexibel, waardoor StudentStay het platform continu kon laten meegroeien met veranderende behoeften.
Na de lancering werd het grootste deel van het huurproces geautomatiseerd, van studentenaanvragen en goedkeuringen tot maandelijkse betalingen en facturatie. De screening van nieuwe huurders blijft bewust een handmatige stap. Het resultaat is een sneller en betrouwbaarder proces dat de werklast verlaagt en bijdraagt aan een consistente bezetting. StudentStay blijft het platform uitbreiden, met het vertrouwen dat de digitale basis meegroeit met toekomstige ambities.
