Diensten
Diensten

Echte vooruitgang begint met begrijpen hoe jouw bedrijf werkt. Voordat we ook maar één feature bouwen, duiken we in je processen, doelen en uitdagingen, zodat de oplossing past bij jouw bedrijf, in plaats van andersom.
Diensten

Webapplicatie

Systeemintegratie

Online marketing
Cases
Over ons
Contact

Hoe beheer je honderden studentenwoningen met minimale handmatige administratie?

Bekijk hele case

Waar het verhaal begint

StudentStay biedt moderne studentenhuisvesting: comfortabele, volledig ingerichte appartementen dicht bij de universiteit. Het beheer van honderden woningen vraagt om overzicht en structuur, van de eerste aanvraag tot de maandelijkse factuur. Om dat bij te houden terwijl de organisatie groeit, investeerde StudentStay in een systeem dat het dagelijkse werk automatiseert.

Handmatige administratie die de groei niet bijhield

Hoe meer StudentStay groeide, hoe meer administratie erbij kwam. Aanvragen, goedkeuringen, betalingen en facturen: veel daarvan ging met de hand. Elke nieuwe huurder betekende gegevens invoeren, betalingen controleren en een factuur klaarzetten. Bij een handvol woningen is dat te doen. Bij honderden loopt het op, en gaat er tijd verloren aan werk dat steeds hetzelfde is. Het verhuurproces had meer overzicht en structuur nodig, zodat het team zich op de kwaliteit van het wonen kon richten in plaats van op de administratie eromheen, ook als de organisatie verder zou groeien.

Een backend gekoppeld aan Exact Online voor het hele verhuurproces

We bouwden een nieuw backendsysteem en koppelden dat aan de Exact Online-omgeving van StudentStay. Die koppeling is de kern: een geboekte kamer wordt een huurder in het systeem, en een betaling landt bij de juiste factuur, zonder dat iemand dezelfde gegevens twee keer invoert. Huurders, betalingen en facturatie lopen zo met weinig handmatige invoer. Daarnaast brengt het platform boetes, onderhoudsverzoeken en communicatie samen op één plek, zodat het team niet meer tussen losse systemen hoeft te wisselen. En omdat we met een open ticketsysteem en kort overleg bleven werken, kon het platform makkelijk meegroeien met wat StudentStay onderweg nodig had.

Het verhuurproces grotendeels geautomatiseerd

Sinds de lancering loopt het grootste deel van het verhuurproces automatisch, van studentenaanvraag en goedkeuring tot maandelijkse betaling en factuur. Alleen de screening van nieuwe huurders blijft met opzet handwerk. Zo werkt het proces sneller en betrouwbaarder, met minder werklast en een stabielere bezetting. En StudentStay breidt het platform verder uit, met een basis die meegroeit.